Privacy Policy

Privacy Policy 2018

Opgesteld door A.Q.J. Geerlings-van der Slot remedial teacher in

de praktijk RT-Bollenstreek.

Persoonlijke gegevens en het doel

Bij aanmelding in de praktijk worden persoonlijke gegevens gevraagd om de leerling te kunnen inschrijven, contact te kunnen onderhouden, het vaststellen van een hulpvraag en bij het kunnen invoeren van toetsgegevens en inschrijven voor digitale oefenprogramma’s. Daarvoor zijn de volgende gegevens van belang:

• Naam van de leerling
• Naam van de ouder(s)/verzorger(s)
• Adres
• Woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geboortedatum van leerling
• School van leerling
• Schoolverloop en jaargroep van leerling
• Gegevens uit het Leerling Volg Systeem (LVS)
• Informatie in de vorm van verslag(en) van zoals school logopedist, fysiotherapeut en psycholoog etc. (hierna: derden)

Delen van gegevens

Delen met andere personen

Om een leerling zo goed mogelijk te kunnen begeleiden is communicatie tussen alle partijen, die zich met de ontwikkeling van het kind bezig houden, belangrijk. Bij inschrijving zal daar schriftelijk toestemming voor worden gevraagd aan de ouder(s)/verzorger(s). Het delen van gegevens zal alleen gebeuren met vooraf gegeven toestemming van ouder(s)/verzorger(s).Verslagen zullen mondeling toegelicht worden en alleen met toestemming van de ouders gedeeld worden met de school van de leerling. De ouders geven hiervoor vooraf toestemming via het aanmeldformulier, echter bij elke opgestelde rapportage wordt dit  nog extra gevraagd. Ouders blijven zelf verantwoordelijk voor het verstrekken van de rapportage aan een andere partij dan de school. Hetzelfde geldt voor het ontvangen van gegevens en verslagen van de leerlingen van derden.E-mail verkeer betreffende de leerling zal altijd plaatsvinden tussen de partijen met een cc aan de ouders. Transparantie staat voorop in de communicatie. De facturering vindt plaats aan het eind van iedere maand en wordt digitaal verstuurd. De factuur gaat rechtstreeks naar de ouder/verzorger die zich als contactpersoon daarvoor heeft opgegeven.

Delen met service organisaties

In de praktijk maak ik gebruik van digitale programma’s die bedoeld zijn om toetsgegevens te verwerken of om de leerling een online oefenprogramma aan te bieden. De organisaties van deze programma’s vragen daarvoor persoonlijke informatie op zoals: naam, geboortedatum en jaargroep. Deze gegevens zijn nodig om toetsresultaten goed te kunnen verwerken en, indien nodig, om het oefenprogramma op de leerling af te stemmen. De programma’s waarmee gewerkt wordt zijn onderhavig aan het privacy beleid van de makers welke terug te vinden op de betreffende websites. Mocht de leerling gebruik gaan maken van een of meerdere programma’s dan zal vooraf schriftelijk bekend gemaakt worden om welk programma het gaat en toestemming gevraagd worden aan de ouder/verzorger die zich heeft opgegeven als contactpersoon.

Opslaan van gegevens en de beveiliging

Tijdens de begeleiding

Ten behoeve van de begeleiding van het kind is dossiervorming nodig. Er wordt een papieren en een digitaal dossier aangelegd. Het papieren dossier wordt tijdens de begeleiding opgeslagen in een map van de betreffende leerling en in een afgesloten archiefkast bewaard. Het digitale dossier staat op de praktijk computer waarvan dagelijks een versleutelde back-up wordt gemaakt. De boekhouding en de facturering worden alleen digitaal opgeslagen. In de praktijk wordt er gewerkt op een computer en wordt er met regelmaat software updates opgehaald om zo de meest recente beveiligingssoftware van het systeem te garanderen. Daarnaast zijn zowel de computer als het netwerk met password beveiligd.

Na het stopzetten van de begeleiding

Accounts die aangemaakt zijn voor digitale programma’s of van het testcentrum worden stopgezet en vernietigd.Het papieren dossier zal bewaard worden op een afgesloten plek in de praktijk waar niemand ongevraagd bij kan. De digitale dossiers worden bewaard op de computer van de praktijk in een beveiligde map. De dossiers moeten tot vijf jaar na afronden van de begeleiding bewaard worden. Het doel van het opslaan is dat ouders de gegevens nog altijd op kunnen vragen als daar behoefte aan is zoals het opvragen van bijvoorbeeld zoekgeraakte verslagen en/of verklaringen. De boekhouding moet volgens de belastingdienst 7 jaar opgeslagen worden.

Recht op inzage, rectificatie en vergetelheid

De persoonlijke gegevens die in dossiers worden opgeslagen zijn voor de betrokken persoon toegankelijk om in te zien, veranderingen in aan te laten brengen of te laten vernietigen. Er wordt een registratie bijgehouden wie, op aanvraag, welk dossier wanneer ingezien heeft. Na de wettelijke termijn die er voor staat wordt het dossier vernietigd.  Dit geldt zowel voor het papieren als het digitale dossier. Het papieren dossier zal versnipperd worden. Het digitale dossier zal gewist worden. Dit kan eventueel onder toezicht van de betrokkene gebeuren. Vernietiging van dossiers wordt geregistreerd.

Algemene communicatie via internet

Communicatie die voor algemene doeleinden geschreven is, wordt via de e-mail verzonden. Informatie die daar in staat is niet persoonsgebonden en heeft geen commerciële doeleinden voor ogen.

De praktijk website www.rt-bollenstreek.nl  betreft alleen algemene informatie (geen persoonsgegevens). Op de website staan ook een aantal links naar andere websites. Over die sites heeft de praktijk geen zeggenschap. Andere websites kunnen een eigen privacyverklaring hanteren. Geadviseerd wordt daarvan goed kennis te nemen bij het bezoek aan de betreffende websites. De praktijk is niet verantwoordelijk voor de informatie die wordt verstrekt of verkregen door de gelinkte websites of voor enig ander gebruik van die websites.

RT-Bollenstreek gebruikt geen cookies om uw internet gedrag te herleiden. Uw browsergedrag  wordt niet opgeslagen. Uw gegevens worden niet aan derden verkocht.

Bezwaar en klachten afhandeling

Mochten er vragen of klachten zijn aangaande de afhandeling van verwerking van persoonlijke gegevens dan kan er als volgt gehandeld worden. RT-Bollenstreek zal er naar streven om zo goed mogelijk, naar eer en geweten, met deze informatie omgaan. Klachten hieromtrent kunnen schriftelijk gemeld worden aan rtbollenstreek@outlook.com t.n.v. Ada Geerlings. Bij blijvend meningsverschil wordt verwezen naar de Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Aanpassingen in de privacy wetgeving is altijd mogelijk. RT-Bollenstreek zal haar Privacy Policy zo goed als mogelijk up to date houden. De Privacy Policy zal gepubliceerd worden op de praktijk website die voor het publiek toegankelijk. Aanpassingen in de Privacy Policy zijn daar te vinden en het is de verantwoordelijkheid van de ouders/verzorgers om de website regelmatig te raadplegen en de Privacy Policy te controleren op wijzigingen.